コミュニケーションツールの代替手段は必須

2022年7月21日 MaicrosoftのTeamsを始めとする、各ツールが利用不能となる障害が発生しました。私も午前中はTeamsを利用できずメール等で連絡をとり、WEB会議はZoomを利用して凌ぐという状態でした。

しかし、SNS等を見ていると代替手段が無く、開店休業状態といった書き込みも結構あり、代替手段を用意していない企業って結構多いんだなと感じました。

Teamsとその周辺アプリは文字のコミュニケーションだけではなく、使い込むほど各業務と密接となり、無くてはならない存在になりますから、簡単に代替手段を用意できないという事情もあるかと思いますが、文字コミュニケーションを主体としているなら代替手段は簡単に用意できます。

代替手段1 Zoomチャットが簡単快適

WEB会議にZoomを使っているという方でも、Zoomチャットはあまり利用されていない方が多いのではないでしょうか。

組織で利用する場合でも、Zoomのグループ管理者となる数名だけ有料アカウントを取得し、残りの利用メンバーは無料アカウントでの運用も可能ですから、維持コストも安く済むという点で代替手段としては最適かと思います。40分以内のWEB会議も無料で使えます。

Teamsとメール、もしもの時のZoomチャットという感じで用意しておけば比較的安心ではないでしょうか。

Saasの利用ですとインターネットがダメになったら使えないじゃないか！という企業には、オンプレにMattermostというオープンソースチャットを構築するのがお手軽でしょう。

使用感はSlackと同じ感じですから、機能面でも不足は感じないはずです。

オンプレでとなるとサーバーの維持などが少し大変かと思いますが、すでにオンプレのシステムを持っている企業でしたら、サーバーの空きスペースを少し使って作ることは容易いかと思います。

大企業ではこの手段はあり得ないかと思いますが、中小企業でしたら緊急時のみの代替手段として個人向けサービスを利用して連絡が取れるような手段を用意しておくことも考えられます。

たとえばLineグループを作っておいて、緊急時に限りそこで連絡をするといったことです。ただし、リスクは高い手段かと思いますので、こういった手段に抵抗が無い経営者の方が居られましたら、気にするべきところだと思います。

どうしても、実施が必要な場合は、相当気を使って導入しましょう。

最近はスクラッチシステムから脱却し、Saasへ移行することで維持運用人員をシフトするといったことが頻繁に行われているかと思いますが、Saas移行でのリスク想定は欠かさずに行いましょう。

クラウドサービスは日々進歩しており、利用できる業務も増えてきます。導入当初はメールからのコミュニケーション手段の移行が主目的だったとしても、数年後には業務の中枢を担うような役割を果たしていることも考えられます。

そうなったときに導入当初のリスク想定では、全く対応できない恐れがあります。

クラウドサービスが停止した際のリスク想定は毎年更新し、必要に応じて代替手段を用意することを欠かさず行いましょう。